Planejando o seu vínculo com a Informática e com a Tecnologia da Informação
Uma empresa que não estabeleça algum tipo de planejamento está fadada a ter problemas no mercado em que atua. Como qualquer pessoa, uma empresa necessita ter sonhos e persegui-los e, no mínimo, vontade de crescer.
Por muito tempo, as organizações mostravam-se preocupadas apenas com a solução de seus problemas internos, imaginando que com isso ocupariam uma boa posição de mercado. Com o crescimento da sociedade e com a concorrência cada vez mais acirrada imposta pelo mercado, a "mentalidade das organizações", ou seja, a mentalidade de seus proprietários, diretores e administradores, precisou mudar.
No momento em que as organizações começaram a se preocupar com seu rendimento interno e externo (eficiência e eficácia), os movimentos de administração estratégica iniciaram um processo de formulação de novos paradigmas baseados em planejamentos que visam observar o funcionamento e os problemas internos e externos da organização, melhorando, assim, sua capacidade de resposta às flutuações.
Esse modelo de administração tem como base os seguintes princípios:
- envolver-se nas estratégias de mercado e da organização e no vínculo existente entre elas;
- voltar o foco principal para a interface de relacionamento da empresa com o ambiente que a cerca (o mercado);
- procurar se antecipar, adaptar e criar mudanças tanto na organização como no ambiente no qual ela está inserida;
- ser impulsionada pela busca constante de oportunidades de negócio;
- perceber que as oportunidades podem ser encontradas no mercado ou planejadas dentro da própria organização, lembrando que sempre são concluídas no mercado consumidor;
- assumir determinados riscos calculados na busca de oportunidades antes da sua concretização;
- basear-se na organização controlando o seu futuro, e não sendo guiada pelo mercado, mas podendo adaptar-se a ele;
- basear-se na conscientização e no trabalho global da organização, e não somente de grupos isolados;
- ter como alicerce a integração do horizonte empresarial a curto e a longos prazos.
O planejamento estratégico é exatamente a definição dos objetivos a longo prazo e das metas em curto prazo que a organização perseguirá para o seu desenvolvimento. Mas não basta simplesmente ter o planejamento estratégico na empresa, é necessário verificar o seu andamento e quais atitudes precisam ser tomadas para ajustar alguns pontos que se distanciem do que foi planejado
Podemos definir os objetivos como os planejamentos a serem alcançados pela organização em longo espaço de tempo, com base em pequenos passos estabelecidos pelas metas. São as decisões a longo prazo, e metas, os planejamentos a serem alcançados pela organização em curto espaço de tempo (decisões mais próximas).
Devemos alertar que o primeiro passo para que a empresa possa desenvolver um plano estratégico é a formulação dos objetivos que ela deseja atingir e das metas necessárias para alcançar tais objetivos.
A organização deve tentar criar o seu próprio futuro em vez de apenas tentar se adequar ao que vai aparecendo, ou seja, acreditando que o futuro é que definirá o rumo a ser tomado.
Um planejamento estratégico de nada serve se não existir algum planejamento de ações a serem executadas no dia-a-dia da organização para tentar alcançar o que foi estrategicamente definido. Para esse segundo tipo de planejamento, define-se planejamento operacional como o desdobramento do planejamento estratégico em ações concretas que serão realizadas no dia-a-dia.
Quando pensamos em sistemas de informação, é preciso estabelecer também um planejamento para definir as atualizações indispensáveis ao sistema e o seu alinhamento com o planejamento estratégico da empresa, pois as necessidades de informações mudam de acordo com as mudanças de objetivos.
Atualmente, o planejamento dos recursos indispensáveis aos sistemas de informação é chamado de Planejamento Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI, também conhecido como PDI - Plano Diretor de Informática), sendo sua principal característica o alinhamento com o Planejamento Estratégico e Operacional. Dentro desse planejamento, por exemplo, pode estar definida a nova maneira de comercializar produtos ou serviços, usando telemarketing ou as formas de comércio eletrônico.
Quando se define o PDTI deve-se levar em consideração as três perspectivas e seus relacionamentos; caso contrário, poderão ser definidas ações que, em vez de ajudar, podem criar mais desequilíbrios na organização.
Como dicas para resolução de problemas de desequilíbrios na empresa, podemos citar:
- organizar as necessidades da empresa para definir a ordem de prioridade e importância;
- planejar cada resolução com base nas necessidades analisadas;
- executar o planejamento em uma velocidade que considere o nível de absorção de mudanças da própria organização e das pessoas envolvidas;
- revisar o andamento do plano para efetuar as correções necessárias imediatamente;
- agir sempre que for preciso e, principalmente, não esperar que a resolução do problema ocorra de forma mágica ou espontânea;
- promover a realimentação do planejamento atual com correções efetuadas no plano original.
Desta forma, podemos concluir que a tecnologia da informação, quando corretamente definida como ferramenta para o sistema de informações da organização, possui dois papéis fundamentais: primeiro, é que deve ser usada pelas pessoas para que possam realizar melhor sua tarefa e o segundo, é ter de suportar o processo produtivo.
(Francisco Freitas - Consultor do Sebrae-SP)
